オフィスの収納術!収納上手への道

どこの会社にもデスクの上がカオスになっている人ってひとりはいますよね。見ていてあまり気持ちのいいものではありませんが、本人はどこに何があるのか完璧に把握していると言い張る。本当に完璧に把握しているのなら、それはそれで「整頓」されていると言えるかもしれません。ですがほとんどの場合、そういう人は大事な書類を無くしたり、汚したり、すぐに見つけられなかったりするものです。効率よく仕事をこなし、オフィスで快適に過ごすためには、オフィスにあった収納術を知らなければなりません。整理整頓の心得を身に付け、あなたも収納上手になりましょう!

なぜ散らかるのか。

仕事場のデスクが散らかってしまう原因は人それぞれです。忙しい、片づけが苦手、単純に仕事の量が多いなど様々な理由があると思います。ですが、これらに当てはまる人でもなぜかいつも整理整頓されているという人もいますよね。ではなぜあなたのデスクは散らかってしまうのか。散らかしてしまい易い人にはある共通する傾向があります。

念のため

なんでもかんでも「念のために」取っておこうとする人です。ショップの紙袋、企業からのダイレクトメール、一度しか行ったことのない飲食店の割引券などなど・・・。絶対に使う機会がないのに、「いつか使うかも・・・」と取っておくことは散らかることの第一歩です。「もったいない」という気持ちは大事ですが、本当に必要かどうか、もう一度吟味してみましょう。

明日やろう

面倒なことを後回しにしがちな人です。掃除や整理整頓も、明日でいいやという気持ちになって、結局だらだらとやらないまま過ごしてしまい、余計散らかってしまうと言うことが意外と多いようです。「明日やろうはバカ野郎」なんて言葉があるくらいです。多少面倒でも、終わった後のすっきり感を想像して頑張って重い腰を上げましょう!

時間がない

やろうと思ってるけど時間がないという人です。こういう人は大抵、本当に時間がないのではなく、時間を作るのが下手くそな人が大半です。デスクの片付けなんて、ものの10分もあればできるはず。朝いつもよりちょっとだけ早く出勤するとか、お昼休みにちょこっと整頓するとか、夜会社を出る前にちょっとだけ残って掃除するなど、10分くらいなら誰でも融通できるものです。時間がないと自分に言い訳せずに、ちょっとだけ頑張ってみませんか?

さあ片付けよう!

散らかってしまう原因がわかったところで、いよいよ片付けに入りたいと思います。でもカオスと化した仕事場のどこから手をつけていけばいいのかわからないという人もいるでしょう。そういうときは、いるもの・いらないものの選別から始めましょう。片付けの基本は「捨てること」です。今の時代、インターネットでクリック一つで欲しいものが手に入るのですから、「念のため」「いつかつかうかも」という理由で物を取っておくのはやめましょう。必要最低限のもの以外は全て捨てる!これが片付けの第一歩です。

時間を確保しよう

片付けを腰を据えてやるには、ある程度の時間が必要だと感じる方が多いのではないでしょうか。その考えは間違いです。確かに全部を一気に片付けようと思ったら、相当な時間がかかるでしょう。でも一気に片付けなければならないという決まりはないんです。ですから、片付ける場所を細分化し一箇所ずつ攻めていくようにすれば、一日にたった10分時間を確保するだけで、デスク周りが見違えるほどきれいになるはずです。ポイントは、細かく分けることと、その日にやると決めた箇所は必ずやり遂げると言うことです。例えばデスクなら、今日は一番上の引き出し、明日は二段目の引き出しなどと分けていくのがいいですね。引き出し一つを10分で片付けられそうにない場合は、更に細かく分けて、一番上の引き出しの文房具ゾーンを今日は片付ける!など、確保した時間内でやり遂げられる目標を掲げることが重要です。

新しいものに頼らない

オフィスの整理整頓グッズって、色や形、柄、素材など色々なものがあって、見ているとついほしくなってしまいますよね。でもとりあえずは必要最低限のシンプルなデスクにする事を心がけましょう。一度全てをリセットするような気持ちで、いらないものを捨てて整頓すると、自ずと必要なものが見えてくるはずです。例えばデスクの引き出しを整頓するためには、仕切りが必要ですよね。机の上の書類や参考書を整理するためにブックエンドが必要だ、電話のときにすぐメモを取れるように、メモ帳とペンが必要だ、とこのように「必要」なものだけを置くように心がけると、デスク周りもきれいに保たれます。「あったら便利」なものは「なくても大丈夫」なものということです。まずはそういった新しいものに頼らずに、「必要」なものだけのシンプルな生活を心がけましょう。

リセットしよう

片付けの際には、片付けると決めた場所を一度リセットしましょう。リセットするには中のものを全て外に出す必要があります。そうすることで、収納場所の本来の大きさを把握し、中に入っていたもの容量を把握することが出来るのです。引き出しの中のものを全部デスクに並べてみると、こんなに沢山入っていたのか!とビックリすると思います。一度リセットし、把握したら、必要なものだけ必要な場所に配置するようにすれば、片付けの成果も実感し易く、必要かそうでないかの選別もし易いはずです。

片付けの基本・三原則

片付けの基本は、「捨てる」「分ける」「しまう」です。簡単そうでこれが意外と難しい。これが出来ないから何度片付けても散らかってしまうわけですね。逆にいえば、この三原則さえ身につければ、一度片付けたらずっと綺麗なままキープできるんです。

捨てる

言い換えると取っておくことをやめる、と言うことです。いつか使うかもと思ってとっておいたものは大体使う機会がありません。必要なもの以外はバンバン捨てましょう。物が減るだけで、大分片付いた感じがするはずです。また、捨てることでスペースが生まれ、片付けもスムーズに進みます。どうしても捨てるのがもったいないと思うものは、誰かに譲ったり、売ったりして処分しましょう。

分ける

物を種類別に分けることで、整理整頓が続けやすくなります。例えば書類なら、取引先の企業別、年度別、担当者別などに分けると後で探し易いですよね。文房具などでも、赤ペン、ボールペン、油性、水性などカテゴライズすることで、片付け易く、取り出し易い状態を作ることができます。自分が使いやすい種類別にする事で、作業の効率化も図れますね!

しまう

「分ける」作業が終わったら、次はいよいよ「しまう」作業です。ただ単に収納すればいいというわけではありません。せっかく分けたのですから、カテゴリ別にわかりやすくしまいましょう。大事なのは、「物の定位置」を作ることです。出したものは必ず収納してあった場所に返すこと。これが出来れば美しいデスク周りをキープすることができます。