書類の収納術

データの時代なのになぜか日本人は紙が好き。毎日毎日プリントアウトされる書類は取っておくと際限なく増えていきます。あなたの隣のデスクに書類の雪崩が襲い掛かる前に、その山を綺麗さっぱり片付けてしまいましょう。

ステップ1:捨てる

書類を捨てていいものかどうかという判断は、意外と難しいものです。まずは確実にいらないものから捨てていきましょう。次に捨てるのは、再入手可能な書類です。データが残っているものや、取り寄せが可能な書類は捨てましょう。データが残っていないものはスキャンするなりデータ化するなりして保存しましょう。領収書、契約書等を除けば、紙での保存でなければいけない書類はそんなに多くはないはずです。じゃんじゃんデータ化し、紙は捨てましょう。書類は保存期限を決めておくと整理整頓し易いですね。上司と相談しながらこの書類は3年、この書類は1年と決めるといいと思います。紙は劣化しますし、嵩張ります。「書類」だからとっておくという考えはやめて、思い切って捨ててみてください。あなたのデスク周りだけでなく、会社全体でスペースが生まれると思います。書類と同じように捨てるべきなのが名刺です。営業さんなんかは取引先の皆様の名刺など特に沢山お持ちだと思います。カードケースにまとめて入れていたり、几帳面な人は五十音順にファイリングしていたりしますが、私はこれすらも無駄だと考えています。とはいえお客様の名前を忘れたり、連絡先がわからなくなったときに、名刺はなくてはならないものなので捨てるわけには行かないと思っているかたも多いのではないでしょうか。そんな時に便利なのが名刺をデータ化してくれるアプリやスキャナーです。スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけでデータ化してくれるアプリや、名刺をスキャンするだけでデータをパソコンに取り込めるスキャナーなど沢山の関連商品があります。こんな便利なグッズを使わない手はありません。データ化すれば一発で検索できますし、無くしたり探したりする手間も省けて、スペースも減るため、一石二鳥です。このように書類・名刺などは、紙を捨てても情報をとっておくことができます。便利な時代ですね!

ステップ2:分ける

どうしても紙でとっておきたい書類は、細かく分類しましょう。書類の種類によって、日付、担当者、取引先、種類別など分け方を変えることが大切です。ポイントは必要な書類を探しやすいこと。あとでファイリングしたときに、どのファイルのどの辺りに目的の書類があるか、一目でわかるように分けるのが理想的です。自分のデスクにある書類は、前述したように「今日やるもの」「次にやるもの」「現在進行中」というように細かく分類すると作業の効率があがります。共有の書類は他の人が見ても分かりやすいように分けてあげると親切ですね。

ステップ3:しまう

書類の分別が終わったら収納しましょう。カテゴリごとにファイルを用意するといいですね。背表紙にはタイトルをつけ、何の書類か一目でわかるようにしておきましょう。ファイルにも様々な種類があるので、書類の容量やサイズ、内容によってそれぞれ合うものを見つけ、書類ごとに統一すると収納したときに綺麗です。意外と嵩張って散らかりがちなのが「取扱い説明書」です。一口に取扱い説明書と言っても、メーカーによってサイズやページ数が違うためきれいに収納できなかったり、紛失してしまったり。そういうときにはポケットタイプのファイルが便利です。ポケットファイルならどんな厚さの説明書でも一括で保管できます。同じように、契約書などのなくすと困るけどなくしがちなサイズの違う書類もポケットファイルにまとめて収納しておきましょう。ポケットファイルは切手の保存にも便利です。種類ごとに分けて入れ、だれが何枚使ったかを記入できる表を一緒にファイリングしておけば、利用状況が簡単に分かり、管理が楽にできます。とりあえず手元において置きたいけれどファイリングするほどでもないという書類、例えば明日上司にはんこを押してもらいたい書類などは、色つきのクリアホルダーを用意しておくと便利です。それにシールなどを貼り、「印鑑待ち」などと書いてデスクの「今日やる」スペースにおいておけば、はんこを貰い忘れることもなく、住み分けもできます。また、クリアホルダーに入れておくことで、別の書類に紛れこんだり皺がついたりするのを防ぐことができます。クリアホルダーは、取引先に書類を郵送する際などにも便利なので、色付きのもの、透明なものをある程度ストックしておくといいでしょう。

ポイント

書類の整理整頓のポイントは、なるべく捨てることと、分かり易くファイリングすることです。データが残っているもの、再発行が可能なものは紙媒体での保存はしないようにしましょう。そのほうが資源の節約にもなりますよね。分かりやすくファイリングするためには、細かく分類することです。ファイルの中で付箋をつけたりインデックスをつけたりして収納するよりも、ファイル自体をカテゴリ別に分けてしまったほうがきれいに収納できますし、後から書類を探すときにも手間が省けます。また、ファイルは引き出しと一緒で、最初からぎゅうぎゅうに詰め込むのではなく、余裕をもってファイリングしましょう。保存の期限を決めることも大切です。期限を決めずにとっておくと、引き出しがパンパンになり、最後には会社中が無駄な書類でいっぱいになってしまいます。量が増えると片付けも大変ですし、やる気もなかなか起きません。こまめに処分し、書類は一定の量に保つように心がけましょう。