共有スペースの収納術

共有スペースって意外とものが多くてごちゃごちゃと散らかりますよね。共有だから誰かが掃除してくれるだろうと人任せにしてしまうことも多く、気がついたらものすごい量のものがぐちゃぐちゃになっていたり・・・。そんな共有スペースも片付けの基本・三原則に沿って片付ければ大丈夫!

ステップ1:捨てる

まずは捨てる作業からです。「共有」という言葉に甘えて、自分のデスクに置くべきものをそこにおいている人がいますが、そういう持ち主がはっきりしているものはその本人に返し、責任持って片付けてもらいましょう。共有スペースに置くべきものは、書類のファイル、文房具やコピー用紙、社名入り封筒などのストック、共有の書籍などです。まずはそのスペースにあるものを全て取り出し、どれぐらいの広さ、どれぐらいのキャパシティなのかを把握しましょう。その上で、デスクの引き出しと同じように、いっぱいいっぱいにならない量を残してあとは捨てましょう。捨てる基準はずばり!必要か不必要か、です。捨てやすいのは書類ですね。過去何年分もの書類が残っている会社がありますが、そのほとんどがなんとなく捨てにくいからという理由で残されている可能性があります。今こそが捨てるきっかけです。じゃんじゃん捨てましょう。共有の書籍は、1年以上誰も利用していないものなど、自分で基準を作って捨てるようにしましょう。社内に欲しい人がいたら持って帰ってもらってもいいですね。意外と嵩張って邪魔なのが、タウンページやオフィス雑貨の通販雑誌などです。会社によっては同じものを何冊も保存していたり、過去のものを捨て忘れていたりということが多々あります。会社に1冊あれば十分ですので余分な冊子は捨てましょう。オフィス雑貨の通販は大体インターネットで注文できるので、冊子の配達を止めてもらうなどして、増やさない工夫も必要ですね。

ステップ2:分ける

書類の分類は「書類の収納術」を参考に、文房具や封筒などのストックは「デスクの中の収納術」を参考に分類してください。ただ、共有スペースの場合は使う頻度よりも「種類」で分類したほうが物を探しやすいですし、整頓しやすいとおもいます。また、共有スペース自体も、書籍のエリア、書類のエリア、封筒のエリア、文具のエリアと分けるといいですね。こういう風にエリアごとに分けておくことで、他の人がものを探しやすいばかりか、片付ける際にどこに入れればいいのか分かりやすいので、ぐちゃぐちゃがリバウンドしてしまう可能性を低くすることができます。エリア分けが出来たら、シール等を貼ってどこになにがあるのか分かるようにしておくと親切です。

ステップ3:しまう

エリア分けしたスペースに、分類した物品を収納していきましょう。書籍類は出版社ごとに並べると背丈が揃うので美しいです。また、タイトルを五十音順に並べたり、作家別に並べたりすると探しやすいです。更に出版社ごとの区切りにブックエンドを置き仕切りにしておくと、一旦出した本も元の位置に戻し易いですし、本が倒れて斜めになってしまうこともないので、綺麗を保つことができます。書類は細かく分類してファイリングし、種類別にそろえて並べましょう。背表紙には何のファイルか分かるようにきちんと明記しておくことがポイントです。ファイルの棚にもブックエンドで仕切りをつけて置くことをオススメします。封筒のストックは、中身と量が一目でわかるようにサイズごとに分けて保管します。ダンボールや袋に入れたままではなく、すぐ使えるように取り出しておきましょう。10枚ごとに向きを変えて重ねておくとストックの残り数が数えやすく便利です。元々入っていたダンボールの蓋を切ってそのまま棚のように使うのもお勧めです。文防具のストックは、文房具屋さんをイメージしてレイアウトしましょう。まとめ買いした際の箱は嵩張るので、基本的に箱から出して保管しておきましょう。ボールペンやサインペンなどのストックは筒状のものを縦に重ねる形のストックホルダーがあると便利です。クリップやマグネットなどのこまごましたものはそれぞれ小さめの容器に入れて保管しておきましょう。スティック糊やセロハンテープなどの大物は、一度に大量に使ったり、すぐになくなったりしないので、ストックは最小限に抑えることがポイントです。

ポイント

共有スペースを綺麗に保つためには、管理者を決めることがポイントです。誰かがやってくれるだろうと思っていると、絶対にきれいになりません。ひとりで管理するのが大変な場合は何人かで分担して作業してもいいですし、エリアごとに担当者を決めてもいいですね。自分のデスク周りと同じ用に、定期的に整理整頓するように心がけるだけで、綺麗な状態を保つことが出来ます。また、担当者がこまめに整頓していれば、他のユーザーもきれいに使わなければ、という気持ちになるはずです。そうすれば自ずと整理整頓された状態が長持ちします。大事なのは、綺麗な状態をみんなに見てもらうことです。ちゃんとやればこんなに快適に使えるんだということを教えてあげてください。そして、一人ひとりがこのままキープしよう!という気持ちになれば、あなたのオフィスも自然と快適な空間になるはずです。