デスクの中の収納術

デスクの中、つまり引き出しは、有効に使えばとても便利なはずなのに、何でもかんでも詰め込んでしまってパンパンになっている人をよく見かけます。よくよく見てみると本当に必要なものは半分も入っていなかったり。あれがない、これがないと探さなくて済むように、整理整頓を心がけましょう。

引き出しごとの役割

デスクの引き出しにはそれぞれ役割があります。まず、おなかのところにある薄い引き出し。ここは厚さがなく、移動しないと開けられないため不便なので、基本的には空っぽにしておきましょう。離席する際に作業中の書類を入れるのに使います。私はカッターマットとカッター、長い定規、スティックのりを入れておき、その中で切ったり貼ったりする作業が出来るようにしていました。こうすると、書類の処理の邪魔をする事なく切り貼りの作業ができ、離席のときに書類を入れることもできるので便利です。次に一番上の引き出しです。ここは使いやすく、開ける頻度も多いので、よく使う文房具や電卓、はんこ類などを入れておきましょう。二番目の引き出しには、参考書や手帳などのデスク上に置いてあったものや、名刺や封筒のストックなど普段はあまり使わないものを収納します。一番下の引き出しは大きいので、必要な書類を入れたファイルなどを保管するのに使います。私物やお菓子などはなるべくデスクの中には入れないようにしましょう。物が増える原因になり、整理整頓の妨げになってしまいます。

ステップ1:捨てる

デスク周りと同じように、必要ないものはどんどん捨てましょう。意外と多いのが、インクがなくなったペンや中途半端な大きさの消しゴムなど、使えそうで使えない文房具です。こういったものはもったいないと思うかも知れませんが、どうせ使わないので思い切って捨ててください。「いつか使うかも」は一生使わないのと同じです。実際に使っているものだけを手元に残し、他は処分しましょう。ポストイットやクリップなどあると便利なものは、いろんな種類を沢山もっていたくなりますが、これらもデスクの中には必要な分だけ入れておくようにしましょう。残りは共有スペースに文房具ストックゾーンを作り、そこにおいておきます。バインダークリップもあると便利ですが嵩張ります。毎日何十個と使うものでもないのでこれも二・三個引き出しに入れておいてあとは共有スペースにしまいましょう。デスクは仕事場です。私物は持ち帰るか責任を持って処分するようにしてください。

ステップ2:分ける

物が少なくなったら、まずは前述の「引き出しごとの役割」を参考に、どの引き出しにしまうかでカテゴライズしましょう。一番上の引き出しには文房具、二段目には本類や名刺・封筒など、三段目にはファイル類です。この時、引き出しの容量をきちんと把握することが大切です。いくら捨てても物は増えます。ぎゅうぎゅうに詰め込むのではなく、少し余裕を持って入れられるように、一段ごとに入れる量を調節しましょう。最初からパンパンでは整頓した意味がありません。引き出しがいっぱいになったらまた「捨てる」作業をして、常に余裕がある状態に保つように心がけると、引き出しの中も綺麗に保てます。引き出し別に「分ける」作業が終わったら、今度は引き出しの中身を分けましょう。種類別に分けるのはもちろんですが、使う頻度で分けることも大切です。毎日使うもの、週に1回は使うもの、1ヶ月に1回くらいしか使わないもの、などなど使用頻度によって分けてください。使用頻度が1ヶ月に1回以下のものはデスクには必要ありません。共有スペースにしまうか、持ち帰って使うときだけ持ってくるようにしましょう。

ステップ3:しまう

分けたものを引き出しごとに収納しましょう。引き出しの中身は、小物類が多くてごちゃごちゃ混ざってしまいがちなので、仕切り板やお菓子の箱などを利用して細かく区切ります。ペンをしまう場所、クリップをしまう場所など、「分ける」作業で種類ごとに分けたものを、全て区切って収納しましょう。こうすることで、取り出したものを必ず元の場所に戻す習慣が付き、引き出しの中を綺麗に保つことができます。また、使用頻度によって分けたものは、手前から順番に「毎日使うもの」「週に1回のもの」「1ヶ月に1回のもの」と配置します。こうするとよく使うものから探せるので使いやすいですね。ペンや鉛筆などの文房具類は横置きにすると、引き出しの開け閉めが少なくすむのでオススメです。ファイル類や、封筒、名刺などは、縦置きが基本です。重ねて収納するのはNG。ファイル類は背表紙を上にして、立てて収納しどこに何があるか一目でわかるようにしておきましょう。一番下の引き出しにはブックエンドなどを使うとファイル類も出し入れし易くなり、斜めになったり倒れたりするのを防げるので便利です。